¿Necesitas una reunión? o ¿te han convocado a una?
Activa el flujo NAR²
¿Por qué lucho contra la cultura de reunirse por defecto?
Mira, las reuniones son como las series de Netflix: dices “solo un capítulo” y acabas regalando las horas que no tienes.
En la mayoría de empresas, el problema no es la calidad del trabajo, sino la cantidad de tiempo que se pierde hablando sobre el trabajo en lugar de hacerlo.
¿Qué es NAR™ y su flujo NAR²?
He creado el método NAR™ (Need A Reason To Meet) para ayudarte a tomar decisiones sobre cuándo reunirte y cuándo avanzar sin consumir tiempo de otros.
¿De verdad hay una razón para reunirse?Estoy convencido que con este método práctico vas a poder ahorrarte varias reuniones a la semana.
Pero ojo! no es ningún método cambia-vidas.
Aplícalo si quieres reducir tu agenda y liberar tiempo al trabajo de calidad. Pero si estás bien con tus reuniones eternas PowerPoint mediante, no seré yo quien te diga que cambies.
El objetivo no es reunirse menos «porque sí», sino reunirse solo cuando aporta valor y hacerlo con un proceso definido.
La pregunta que lo cambia todo: Need or Noise?
Es el primer paso del flujo NAR². Son 4 fases:
N: Need or Noise?
A: Advance Alone
R: Request Async
R: Resolve Live (if needed)
1) N: Need or Noise?
Antes de convocar a nadie (o si te convocan), hazte esta pregunta incómoda (sí, la que evita perder horas):
- ¿Es imprescindible hablar todos a la vez para avanzar?Si la respuesta es SÍ, el tema SÍ merece una reunión, con su preparación previa.
Si la respuesta es NO, el tema es ruido y se puede trabajar de forma asíncrona. No requiere reunión (al menos no por ahora).
Una reunión solo tiene sentido si se da al menos una de estas tres condiciones.
Si no cumple ninguna, no es reunión:
- Interacción simultánea → El objetivo solo se alcanzará si varias personas participan a la vez.
- Información compleja → La información no se entiende sin una conversación en directo.
- Riesgo o urgencia → Esperar tiene consecuencias.
Si no encaja en ningún punto… enhorabuena: acabas de ahorrarte una reunión.
Ejemplos de reuniones que no pasan el filtro NAR:
- Reuniones de actualización o «puesta en común».
- Reuniones sin un objetivo concreto.
- Reuniones periódicas (de seguimiento, de estado…)
- Todas las reuniones para informar de algo que puede «leerse»
- Reuniones donde una persona monopoliza el 90% del tiempo.
- Reuniones para «ver opciones» sin haberlo trabajado antes.
- Reuniones para resolver dudas.
- Reuniones donde hay más asistentes que decisiones.
- Reuniones antes de una reunión.
- Reuniones para revisar documentos en pantalla.
- …
2) A: Advance Alone
Antes de pedir tiempo a otros, detente. Avanza todo lo que puedas sin molestar a nadie más.
Aquí es donde la mayoría de reuniones mueren antes de nacer (y eso es bueno).
Muchas reuniones se convocan desde la niebla mental.
Por falta de reflexión, prisa, miedo o inseguridad o por presión externa.
Bloquea un tiempo solo contigo y asegúrate primero:
- Especifica qué quieres conseguir.
- Plantea las opciones.
- Resume el contexto.
- Piensa quién debe participar y para qué.
- Define qué decisiones deben tomarse.
El objetivo es llegar a la siguiente fase con el trabajo adelantado, no con un «¿qué hacemos?»
Cuando no puedas avanzar porque te falta información o necesitas de alguien más, entonces puedes pasar al paso 3 -> R: Request Async
3) R: Request Async
Propones una alternativa asíncrona.
Esta fase es la más infravalorada y la que tiene el potencial para sustituir el 70% o más de tus reuniones..
Cómo avanzar en equipo sin reunirse: el poder del trabajo asíncrono.
Una vez has hecho tu parte individual (Advance Alone), el siguiente paso es conseguir que el resto de personas implicadas aporten lo necesario sin necesidad de convocar una reunión.
Es un paso deliberado para que todos aporten valor sin interrumpir su foco.
¡Ojo! No es mandar un correo individual que se convierte después en una cadena incomprensible. Ni gestionarlo en un chat o canal de Teams, Slack, Zoom o en alguna otra herramienta colaborativa, que se mezcla con infinidad de otros temas abiertos.
La magia está en utilizar un documento colaborativo con un formato definido, dar contexto, pedir cosas concretas y poner un límite de tiempo.
Puedes utilizar cualquier documento o soporte compartido. Yo te recomiendo uno de los más sencillos para evitar fricciones: un documento de Word compartido. En NAR hemos creados el Async-Board, es una plantilla editable, con los campos a cumplimentar preparados y con unas reglas básicas de trabajo.
Todos aportan en el mismo sitio. No hay 17 correos ni conversaciones dispersas en varios chats.
¿Cuándo se considera que el Async ha terminado?
- Todo ha quedado resuelto.
Todos han aportado, han informado, han decidido si era necesario, han confirmado que están de acuerdo y se han establecido próximos pasos (si hubiera) y no ha quedado nada crítico abierto. FIN - Aparece un bloqueo.
Alguna discrepancia, decisión o conflicto que no puede resolverse por escrito de manera simple. En este caso, y solo ante esta situación, se activa el último paso R: Resolve Live
4) R: Resolve Live (if needed)
La reunión se convoca para resolver solo lo que no ha podido cerrarse de forma asíncrona.
Si se ha trabajado bien el documento no hará falta recurrir a ella y todo se habrá resuelto pero, en el caso que haya que convocarla, no será una reunión improductiva.
Se llega a la reunión con:
- Contexto compartido
- Material leído
- Opiniones recogidas
- Opciones claras
- Un objetivo concreto
Estas reuniones duran menos, avanzan más, solo participan los imprescindibles y nadie sale pensando: “esto podría haber sido un email”.
NAR™ no intenta conseguir “mejores reuniones” o reuniones más breves (para que puedas añadir otras más en tu agenda, no).
Te ayuda a que existan menos.
Depende de ti recuperar el control de tu agenda… y dejar espacio al trabajo importante.
¿Y si es a ti a quien han convocado?
La mayoría de profesionales no deciden las reuniones a las que van. Muchas reuniones vienen impuestas por jefes, compañeros y otros departamentos.
Aplicas NAR²:
N: Need or Noise?
Hazte la pregunta clave: – «¿Es imprescindible que yo hable a la vez con estas personas para avanzar?»
Si la respuesta es NO, no declinas sin más. Sigues el flujo.
A: Advance Alone
Piensa qué puedes aportarles y qué necesitan de ti.
Y en lugar de decir «No puedo asistir», defiéndete con esta pregunta:
-“¿Podrías aclararme qué decisión o qué entrega se espera de mí en esta reunión para que podáis avanzar?”· Si no saben qué quieren de ti → te excluyen ellos mismos.
· Si solo te querían para escuchar → que te envíen un resumen.
· Si realmente hay necesidad, pero no cumple los puntos para tener una reunión, continúa el flujo y propón una alternativa asíncrona.
R: Request Async
Lo ideal es tener un documento como el Async-Board, pero puedes hacer algo tan sencillo como decir:
- – “Si os parece, puedo revisarlo y enviaros mi aportación por escrito antes de la reunión.”
- – “Para no ocupar espacio en vuestras agendas, dejo mi aportación por escrito. Si necesitáis algo más concreto por mi parte, lo reviso.”
Seguramente ya no serás imprescindible en la reunión, y lo habrás solucionado sin haber generado oposición.
R: Resolve Live
Si insisten en que vayas, puedes pedir incorporarte solo en tu punto y preguntar:
- “¿Qué parte queréis que prepare para asegurar que avancemos?”Sutilmente fuerza claridad, foco y responsabilidad…
y reduces tu tiempo en la reunión, dejando espacio al resto del equipo.
Con esto:
- Acortas tu presencia
- Evitas tiempo de relleno desaprovechado
- Te hace ver como un profesional eficiente
Y tú has ganado tiempo en tu agenda.
Ya has leído el método.
Pero hay una cosa importante que conviene decir.
NAR™ no se “implanta”.
No va de hacer un gran cambio ni de aplicar una receta cerrada.
Se empieza poco a poco, con una o dos reuniones, probando, ajustando y viendo qué funciona.
Y por experiencia, eso suele generar dudas que no se resuelven con una sola página.
Por eso he recopilado ejemplos reales, errores y situaciones habituales que aparecen cuando intentas aplicar este enfoque en el día a día.